Vi racconto come ho affidato le attività quotidiane su Odoo ai mie agenti AI

Ci sono attività che occupano pochi minuti, ma che si ripetono decine di volte durante una giornata. Leggere una richiesta, cercare le informazioni di un cliente, riportare dei dati in un ordine, avvisare un collega. Alla fine della settimana, quei minuti diventano ore.

Rientrato dall’Odoo Experience mi sono dedicato allo studio delle funzionalità introdotte con la versione 20. In particolare, ho voluto approfondire e testare quelle che consentono di affidare a un agente AI una parte dei flussi operativi, semplicemente descrivendo ciò che si vuole ottenere.

Già nelle ultime versioni, ma soprattutto nella 20, Odoo sta dando sempre più spazio alle automazioni in linguaggio naturale e alla possibilità di integrare strumenti AI esterni.

Per chi, come me, lavora quotidianamente sull’analisi e sull’ottimizzazione dei processi aziendali, questa evoluzione apre possibilità interessanti. Molte attività che oggi richiedono l’intervento continuo delle persone possono essere ripensate, soprattutto quando le informazioni sono disponibili e i dati sono correttamente organizzati.

Quando mi occupo dell’analisi e della progettazione di una pipeline, uno degli aspetti a cui dedico maggiore attenzione è proprio l’ottimizzazione dei tempi di gestione dei flussi di lavoro. Ed è qui che le automazioni guidate dall’AI possono fare la differenza.

In Odoo 20, gli agenti AI possono creare record ed essere richiamati attraverso azioni automatizzate o pianificate. Questo significa che un agente può intervenire all’interno di un processo quando si verifica un determinato evento oppure eseguire delle attività a intervalli prestabiliti.

Ho iniziato testando alcune funzionalità abbastanza semplici, come l’assegnazione automatica dei lead commerciali o l’avvio di un progetto in seguito alla firma di un contratto.

Sono operazioni che, prese singolarmente, richiedono pochi minuti. Il problema nasce quando queste attività si ripetono continuamente e, soprattutto, quando la loro esecuzione dipende dalla disponibilità di qualcuno.

Pensiamo, ad esempio, alla gestione di una richiesta commerciale.

Arriva una richiesta, qualcuno deve leggerla, interpretarla, verificare alcune informazioni e decidere a chi assegnarla.

In alcuni casi tutto questo avviene in pochi minuti, in altri la richiesta rimane in attesa per ore, semplicemente perché la persona che dovrebbe occuparsene è impegnata in altre attività.

Un agente AI, opportunamente configurato, può gestire buona parte di questi passaggi, recuperando le informazioni necessarie e instradando la richiesta verso la persona corretta.

Naturalmente, per ottenere un risultato affidabile, è necessario aver definito prima le regole del processo, i criteri di assegnazione e le situazioni nelle quali l’agente deve fermarsi e richiedere una verifica.

Terminati i primi test, ho iniziato a introdurre nei miei flussi di lavoro con Odoo un sistema di agenti AI con l’obiettivo di migliorare soprattutto la continuità delle operazioni quotidiane.

I primi risultati sono interessanti e mi stanno portando a rivedere alcuni processi che fino a poco tempo fa consideravo già sufficientemente ottimizzati.

Questa esperienza mi ha confermato anche un’altra cosa: per sfruttare queste tecnologie è importante conoscere bene i processi sui quali si vuole intervenire.

Un’automazione, per quanto evoluta, difficilmente potrà risolvere i problemi di un processo organizzato male.

Per questo motivo, prima di pensare a quanti agenti introdurre in azienda, credo sia utile partire da alcune considerazioni pratiche.

Ecco alcuni consigli per chi vuole iniziare a sperimentare l’utilizzo degli agenti AI con Odoo, maturati anche durante le mie prime attività di test.

Parti da un’attività che si ripete spesso

Scegli un’attività semplice e circoscritta che oggi richiede tempo: classificare una richiesta, preparare una bozza o assegnare un lead commerciale.

Non è necessario partire da processi particolarmente complessi. Anzi, lavorare inizialmente su attività semplici permette di verificare più facilmente i risultati e intervenire rapidamente quando qualcosa non funziona come previsto.

Chiarisci le regole prima di configurare l’agente

Dire a un agente di assegnare una richiesta al responsabile corretto può sembrare un’istruzione sufficientemente chiara.

Ma come viene individuato il responsabile? In base al territorio, alla tipologia di cliente, alla commessa oppure al carico di lavoro?Sono criteri diversi che possono portare a risultati differenti. Prima di configurare l’agente è quindi importante stabilire quali regole applicare e con quale priorità.

Verifica la qualità delle informazioni disponibili

Questo è un aspetto che considero particolarmente importante.Un agente AI può essere configurato correttamente, ma se le informazioni sulle quali deve lavorare sono incomplete o non aggiornate, anche i risultati rischiano di essere poco affidabili.Anagrafiche incomplete, riferimenti mancanti e dati inseriti in modo poco coerente possono compromettere il funzionamento di un’automazione.È un buon motivo per dedicare maggiore attenzione alla qualità dei dati presenti nel proprio gestionale.

Definisci cosa può fare in autonomia

Non tutte le operazioni hanno lo stesso peso. Preparare una bozza di preventivo è un conto, confermare un ordine o modificare delle condizioni commerciali è un altro. Per questo è importante stabilire quali attività l’agente può eseguire autonomamente e quali, invece, devono prevedere un controllo o un’approvazione. Almeno nelle prime fasi, preferisco mantenere una supervisione sulle operazioni che possono avere conseguenze commerciali o amministrative.

Prevedi le eccezioni

Nella progettazione dei processi aziendali, le eccezioni sono spesso la parte che richiede maggiore attenzione. Una richiesta incompleta, un cliente con condizioni particolari, una commessa che non viene identificata correttamente. Sono situazioni che nella gestione quotidiana possono verificarsi con una certa frequenza. È quindi importante prevedere come deve comportarsi l’agente quando incontra un caso che non riesce a gestire e, soprattutto, a chi deve rivolgersi per consentire al processo di proseguire.

Prova il flusso più volte

Un test andato a buon fine non significa necessariamente che l’automazione sia pronta per essere utilizzata quotidianamente. È importante ripetere le prove utilizzando situazioni differenti, verificando il comportamento dell’agente dall’inizio alla fine del processo. Quando possibile, consiglio anche di coinvolgere le persone che normalmente si occupano delle attività interessate. Spesso sono proprio loro a individuare situazioni particolari o passaggi che, durante la fase di progettazione, non erano stati considerati.

Misura il beneficio prima di estendere l’automazione

Prima di introdurre nuovi agenti o ampliare le attività affidate a quelli esistenti, è utile capire quali benefici si stanno realmente ottenendo. Quanto tempo si risparmia? Quanti interventi manuali sono stati eliminati? Quante correzioni sono ancora necessarie? È importante considerare anche il tempo dedicato alla supervisione e i costi di utilizzo degli strumenti AI. Solo attraverso queste valutazioni possiamo capire se l’automazione sta producendo un vantaggio concreto e se vale la pena estenderla ad altri processi. Personalmente, credo che nei prossimi mesi vedremo un utilizzo sempre più diffuso degli agenti AI all’interno dei sistemi gestionali. Nel frattempo, i miei agenti sono già a lavoro 🙂

Ti interessa approfondire l’argomento o stai già utilizzando agenti AI nei tuoi processi aziendali? Contattaci, sarà un piacere confrontarsi 🙂